Eventmanagement

von 13. Januar 2019 Juli 20th, 2020 goodtoknow

Jeder, der schon einmal selbst in die Eventplanung involviert war, wird wissen: Die Ausrichtung von Veranstaltungen ist spannend und vielseitig, die Planung von Events kann jedoch schnell zum Drahtseilakt für die eigenen Nerven werden. Schnell gibt es im Eifer des Gefechts Fehlplanungen, Terminkollisionen, technische Probleme, Personalmangel oder gar kurzfristige Absagen von Eventlocations oder Eventdienstleistern. Zugegeben, für allseits gutes Wetter können auch wir nicht sorgen, dafür gibt es eine ganze Reihe an kalkulierbaren Risiken, die mit einer professionellen Eventplanung umgangen werden können.

Veranstaltungen richtig Planen: Firmenevent, Roadshows, Jubiläen, Incentives und Corporate Events

Damit eine Veranstaltung reibungslos über die Bühne geht, braucht es eine langfristige und durchdachte Eventplanung. Bis auf wenige Ausnahmen ist die Eventorganisation kalkulierbar und mit der richtigen Planung und Steuerung von Projekten, haben Eventagenturen unmittelbaren Einfluss auf den Erfolg einer Veranstaltung. Ob es nun um die Ausrichtung eines Firmenevents, Kundenevents, Incentives oder Corporate Events geht – im Mittelpunkt einer jeder Veranstaltung steht die Begegnung mit der Zielgruppe. Zwischen erster Grobplanung und finaler Detailplanung: Wir schnüren gemeinsam mit unseren Kunden Ideenpakete, erstellen Veranstaltungskonzepte, Timelines und Kalkulationen. Dabei führen wir die Fäden rund um Projektmanagement, Locationscouting, technischer Planung und Catering zusammen und behalten – mit dem distanzierten Blick eines Eventdienstleisters — selbst in stressigen Phasen den Überblick.

Grundsatzfragen im Rahmen der Eventplanung

Events sind Erlebnisse, daher sollte jede Veranstaltung von der Pike auf durchdacht und einzigartig sein. Und dennoch gibt es einige Grundsatzfragen und Entscheidungen im Rahmen der Eventplanung, mit denen Veranstalter schon einmal vorab die Weichen richtig stellen können:

Was ist unser Eventziel?

Wer ist unsere Zielgruppe und mit welchen Gästen haben wir es zu tun?

Wie sieht der „Rote Faden“ unserer Veranstaltung aus?

Gibt es eine spezielle Botschaft, das sich auf die Eventplanung auswirkt?

An welchem Datum soll die Veranstaltung stattfinden und gibt es etwaige Terminkollisionen oder weitere Einflussfaktoren auf die Eventplanung, wie beispielsweise Schulferien oder Feiertage?

Veranstaltungsdauer, Eventbudget, Teilnehmerzahl – auf welchen Eckdaten fußt unser Event?

Welchen Bedarf an Raum, Infrastruktur und Technik haben wir?

Welche Location ist die passende für unser Event und gibt es wichtige Informationen, beispielsweise zur Anreise, die es zu berücksichtigen oder zu kommunizieren gilt? (Barrierefreiheit, Parkplätze, Wegweiser)