Viele Räume kön­nen genutzt wer­den, doch welche Räume füllt man am besten mit Leben? Bei der Suche nach der richti­gen Loca­tion gibt es unzäh­lige Möglichkeit­en, doch nicht jede eignet sich als Event­lo­ca­tion oder erfüllt die Zielset­zun­gen aus dem Even­tkonzept. Die Wahl der passenden Loca­tion stellt den Event­plan­er daher auch immer vor Fra­gen wie „Welche Werte und welch­es Image soll die Loca­tion ver­mit­teln?“, „Welchen Ein­druck soll der Raum bei den Gästen hin­ter­lassen?“ oder aber „Welche Rah­menbe­din­gun­gen muss der Ort erfüllen, damit er zum Zweck der Ver­anstal­tung passt?“

Messe, Tagung, Kongress – Locationsuche für Events

Tausende Ver­anstal­tun­gen find­en jedes Jahr in Deutsch­land statt, allein im Jahr 2016 waren es laut Sta­tista rund drei Mil­lio­nen Events. Die Band­bre­ite darunter ist groß: Messen, Tagun­gen, Kon­gresse, Cor­po­rate Events, Fir­men- und Kun­den­feiern – sie alle kom­men mit bes­timmten Anforderun­gen im Gepäck. Ger­ade B2B-Ver­anstal­tun­gen sind in der Event­pla­nung mit inten­siv­er Arbeit, hohen Bud­gets und per­son­eller Kraft ver­bun­den. Umso wichtiger ist es, die Kapaz­itäten zwis­chen Unternehmen und Even­t­a­gen­tur zu bün­deln, Möglichkeit­en effizient einzuset­zen und bes­timmte Auf­gaben­pakete auszu­lagern. Die Loca­tion­suche ist ein wichtiger Bestandteil der Event­pla­nung, der ein­fach und unkom­pliziert an uns abgegeben wer­den kann.

Checkliste für die richtige Location

Neben drei eige­nen Ver­anstal­tungslo­ca­tions in unserem Port­fo­lio, gehen wir für unsere Kun­den auf die Pirsch und spüren dabei jene Loca­tions in und um Leipzig auf, die per­fekt auf die Bedürfnisse ihrer Ver­anstal­tung zugeschnit­ten ist und den Gästen auch noch nach Jahren in leb­hafter Erin­nerung bleiben. Sobald es eine Loca­tion in die engere Auswahl geschafft hat, machen wir uns per­sön­lich vor Ort ein Bild. Dabei stellen wir sich­er, dass die Loca­tion unter Berück­sich­ti­gung der notwendi­gen Rah­menbe­din­gun­gen wie beispiel­sweise Größe, Lage, Infra­struk­tur auch dem zweit­en Blick stand­hält:

Größe der Loca­tion
Die Größe der Event­lo­ca­tion ist ein­er der wichtig­sten Fak­toren bei der Event­pla­nung und muss den Anforderun­gen der Ver­anstal­tung gerecht wer­den. Dabei darf die Event­lo­ca­tion nicht zu groß sein, da große Räume oft den Ein­druck erweck­en, dass zu wenige Gäste auf dem Event erscheinen. Auf der anderen Seite kann eine Event­lo­ca­tion schnell zu been­gend wirken. Maßge­blich für die erfol­gre­iche Suche nach ein­er Event­lo­ca­tion ist daher im ersten Schritt die möglichst genaue Ken­nt­nis über die Anzahl der Gäste im Vor­feld.

Lage des Ver­anstal­tung­sortes
Wie ste­ht es um die Lage und die Erre­ich­barkeit des Ver­anstal­tung­sortes? Abhängig von der Art der Ver­anstal­tung ist es notwendig, mit dem Auto oder mit öffentlichen Verkehrsmit­teln anzureisen. Dabei sollte vor Ort beachtet wer­den, dass aus­re­ichend Park­möglichkeit­en zur Ver­fü­gung ste­hen. Falls die Gäste einen weit­en Weg vom Bahn­hof zur Loca­tion haben, sollte bei der Event­pla­nung ggf. ein Shut­tle-Ser­vice miteinkalkuliert wer­den. Nahegele­gene Hotels und Pen­sio­nen sind immer dann sin­nvoll, wenn Gäste von auswärts anreisen und Ver­anstal­tun­gen bis in den Abend reichen.

Infra­struk­tur der Loca­tion
Ger­ade für größere Ver­anstal­tun­gen ist es wichtig, dass Räume befahrbar oder teil­bar sind. Bei ein­er Besich­ti­gung vor Ort lassen sich daher am besten die Ent­lade- und Belademöglichkeit­en über­prüfen, aber auch, ob die Loca­tion bar­ri­ere­frei und damit auch für Men­schen mit Behin­derung zugänglich ist. Sofern Vorträge oder Meet­ings mit ein­er Lein­wand in den Räu­men stat­tfind­en sollen, dür­fen keine Säulen im Raum vorhan­den sein, da sie son­st die freie Sicht ein­schränken. Tages­licht, Beleuch­tungsmöglichkeit­en und eine gute Akustik sind weit­ere Aspek­te im Rah­men der Loca­tion­suche, die zwin­gend vor Ort geprüft wer­den soll­ten.

Ver­anstal­tung­stech­nik in der Event­lo­ca­tion
Für viele Events ist eine bes­timmte tech­nis­che Ausstat­tung vorgeschrieben. Ins­beson­dere für Vorträge, Meet­ings und Kon­feren­zen, aber auch Galas und Wei­h­nachts­feiern, ist es wichtig, dass die Loca­tion mit ein­er entsprechen­den Ver­anstal­tung­stech­nik aus­ges­tat­tet ist. Bei einem Kon­trollbe­such vor Ort wird geprüft, ob aus­re­ichend Stro­man­schlüsse vorhan­den sind, aber auch, inwiefern WLAN, Tele­fon, Beam­er, Tonan­lage, Kli­maan­lage sowie Lein­wand und Mikro­fone zur Ver­fü­gung ste­hen oder rechtzeit­ig selb­st organ­isiert wer­den müssen.

Möblierung und Ausstat­tung vor Ort
Möblierun­gen sind von Loca­tion zu Loca­tion unter­schiedlich. Viele Event­lo­ca­tions bieten diese zwar als Grun­dausstat­tung an, aber nicht sel­ten wird für die Nutzung des Mobil­iars eine extra Gebühr ver­langt. Bei der Suche nach der richti­gen Event­lo­ca­tion sollte daher frühzeit­ig im Vor­feld geprüft wer­den, inwieweit genü­gend Sitzmöglichkeit­en und Tis­che vorhan­den sind oder ob eine zusät­zliche Ein­rich­tung mitor­gan­isiert wer­den muss. Abhängig davon, ob auch ein Cater­ing oder Sek­temp­fang vor Ort geplant ist, bedarf es weit­er­er Tis­charten, die nicht immer in der Grun­dausstat­tung der Event­lo­ca­tions vorhan­den sind. Darüber hin­aus lohnt sich der Blick in die weit­ere Ausstat­tung vor Ort: Gibt es eine Garder­obe (wichtig vor allem für Events im Herb­st und Win­ter), Lager­möglichkeit­en für etwaiges Gepäck sowie aus­re­ichend san­itäre Ein­rich­tun­gen?

Vorschriften und Sicher­heits­be­din­gun­gen in der Loca­tion
Das The­ma Sicher­heit vor Ort wird bei der Wahl der Loca­tion häu­fig unter­schätzt, dabei sollte die Sicher­heit der Gäste bei jed­er Event­pla­nung im Vorder­grund ste­hen. Bei einem Loca­tioncheck vor Ort wird geprüft, wie sich­er der Ver­anstal­tung­sort ist und wo sich die Fluchtwege, Feuer­lösch­er, Not­beleuch­tun­gen und Erste-Hil­fe-Kas­ten befind­en. Bei der Umset­zung der Ver­anstal­tung sollte auch darauf geachtet wer­den, dass Flucht­türen und Fluchtwege nicht ver­schlossen oder durch Mobil­iar ver­stellt sind und die vorhan­de­nen Feuer­lösch­er nicht abge­laufen oder zu knapp vorhan­den sind.