Vie­le Räu­me kön­nen genutzt wer­den, doch wel­che Räu­me füllt man am bes­ten mit Leben? Bei der Suche nach der rich­ti­gen Loca­ti­on gibt es unzäh­li­ge Mög­lich­kei­ten, doch nicht jede eig­net sich als Event­lo­ca­ti­on oder erfüllt die Ziel­set­zun­gen aus dem Event­kon­zept. Die Wahl der pas­sen­den Loca­ti­on stellt den Event­pla­ner daher auch immer vor Fra­gen wie „Wel­che Wer­te und wel­ches Image soll die Loca­ti­on ver­mit­teln?“, „Wel­chen Ein­druck soll der Raum bei den Gäs­ten hin­ter­las­sen?“ oder aber „Wel­che Rah­men­be­din­gun­gen muss der Ort erfül­len, damit er zum Zweck der Ver­an­stal­tung passt?“

Messe, Tagung, Kongress – Locationsuche für Events

Tau­sen­de Ver­an­stal­tun­gen fin­den jedes Jahr in Deutsch­land statt, allein im Jahr 2016 waren es laut Sta­tis­ta rund drei Mil­lio­nen Events. Die Band­brei­te dar­un­ter ist groß: Mes­sen, Tagun­gen, Kon­gres­se, Cor­po­ra­te Events, Fir­men- und Kun­den­fei­ern – sie alle kom­men mit bestimm­ten Anfor­de­run­gen im Gepäck. Gera­de B2B-Ver­an­stal­tun­gen sind in der Event­pla­nung mit inten­si­ver Arbeit, hohen Bud­gets und per­so­nel­ler Kraft ver­bun­den. Umso wich­ti­ger ist es, die Kapa­zi­tä­ten zwi­schen Unter­neh­men und Event­agen­tur zu bün­deln, Mög­lich­kei­ten effi­zi­ent ein­zu­set­zen und bestimm­te Auf­ga­ben­pa­ke­te aus­zu­la­gern. Die Loca­ti­on­su­che ist ein wich­ti­ger Bestand­teil der Event­pla­nung, der ein­fach und unkom­pli­ziert an uns abge­ge­ben wer­den kann.

Checkliste für die richtige Location

Neben drei eige­nen Ver­an­stal­tungs­lo­ca­ti­ons in unse­rem Port­fo­lio, gehen wir für unse­re Kun­den auf die Pirsch und spü­ren dabei jene Loca­ti­ons in und um Leip­zig auf, die per­fekt auf die Bedürf­nis­se ihrer Ver­an­stal­tung zuge­schnit­ten ist und den Gäs­ten auch noch nach Jah­ren in leb­haf­ter Erin­ne­rung blei­ben. Sobald es eine Loca­ti­on in die enge­re Aus­wahl geschafft hat, machen wir uns per­sön­lich vor Ort ein Bild. Dabei stel­len wir sicher, dass die Loca­ti­on unter Berück­sich­ti­gung der not­wen­di­gen Rah­men­be­din­gun­gen wie bei­spiels­wei­se Grö­ße, Lage, Infra­struk­tur auch dem zwei­ten Blick stand­hält:

Grö­ße der Loca­ti­on
Die Grö­ße der Event­lo­ca­ti­on ist einer der wich­tigs­ten Fak­to­ren bei der Event­pla­nung und muss den Anfor­de­run­gen der Ver­an­stal­tung gerecht wer­den. Dabei darf die Event­lo­ca­ti­on nicht zu groß sein, da gro­ße Räu­me oft den Ein­druck erwe­cken, dass zu weni­ge Gäs­te auf dem Event erschei­nen. Auf der ande­ren Sei­te kann eine Event­lo­ca­ti­on schnell zu been­gend wir­ken. Maß­geb­lich für die erfolg­rei­che Suche nach einer Event­lo­ca­ti­on ist daher im ers­ten Schritt die mög­lichst genaue Kennt­nis über die Anzahl der Gäs­te im Vor­feld.

Lage des Ver­an­stal­tungs­or­tes
Wie steht es um die Lage und die Erreich­bar­keit des Ver­an­stal­tungs­or­tes? Abhän­gig von der Art der Ver­an­stal­tung ist es not­wen­dig, mit dem Auto oder mit öffent­li­chen Ver­kehrs­mit­teln anzu­rei­sen. Dabei soll­te vor Ort beach­tet wer­den, dass aus­rei­chend Park­mög­lich­kei­ten zur Ver­fü­gung ste­hen. Falls die Gäs­te einen wei­ten Weg vom Bahn­hof zur Loca­ti­on haben, soll­te bei der Event­pla­nung ggf. ein Shut­tle-Ser­vice mit­ein­kal­ku­liert wer­den. Nahe­ge­le­ge­ne Hotels und Pen­sio­nen sind immer dann sinn­voll, wenn Gäs­te von aus­wärts anrei­sen und Ver­an­stal­tun­gen bis in den Abend rei­chen.

Infra­struk­tur der Loca­ti­on
Gera­de für grö­ße­re Ver­an­stal­tun­gen ist es wich­tig, dass Räu­me befahr­bar oder teil­bar sind. Bei einer Besich­ti­gung vor Ort las­sen sich daher am bes­ten die Ent­la­de- und Bela­de­mög­lich­kei­ten über­prü­fen, aber auch, ob die Loca­ti­on bar­rie­re­frei und damit auch für Men­schen mit Behin­de­rung zugäng­lich ist. Sofern Vor­trä­ge oder Mee­tings mit einer Lein­wand in den Räu­men statt­fin­den sol­len, dür­fen kei­ne Säu­len im Raum vor­han­den sein, da sie sonst die freie Sicht ein­schrän­ken. Tages­licht, Beleuch­tungs­mög­lich­kei­ten und eine gute Akus­tik sind wei­te­re Aspek­te im Rah­men der Loca­ti­on­su­che, die zwin­gend vor Ort geprüft wer­den soll­ten.

Ver­an­stal­tungs­tech­nik in der Event­lo­ca­ti­on
Für vie­le Events ist eine bestimm­te tech­ni­sche Aus­stat­tung vor­ge­schrie­ben. Ins­be­son­de­re für Vor­trä­ge, Mee­tings und Kon­fe­ren­zen, aber auch Galas und Weih­nachts­fei­ern, ist es wich­tig, dass die Loca­ti­on mit einer ent­spre­chen­den Ver­an­stal­tungs­tech­nik aus­ge­stat­tet ist. Bei einem Kon­troll­be­such vor Ort wird geprüft, ob aus­rei­chend Strom­an­schlüs­se vor­han­den sind, aber auch, inwie­fern WLAN, Tele­fon, Bea­mer, Ton­an­la­ge, Kli­ma­an­la­ge sowie Lein­wand und Mikro­fo­ne zur Ver­fü­gung ste­hen oder recht­zei­tig selbst orga­ni­siert wer­den müs­sen.

Möblie­rung und Aus­stat­tung vor Ort
Möblie­run­gen sind von Loca­ti­on zu Loca­ti­on unter­schied­lich. Vie­le Event­lo­ca­ti­ons bie­ten die­se zwar als Grund­aus­stat­tung an, aber nicht sel­ten wird für die Nut­zung des Mobi­li­ars eine extra Gebühr ver­langt. Bei der Suche nach der rich­ti­gen Event­lo­ca­ti­on soll­te daher früh­zei­tig im Vor­feld geprüft wer­den, inwie­weit genü­gend Sitz­mög­lich­kei­ten und Tische vor­han­den sind oder ob eine zusätz­li­che Ein­rich­tung mit­or­ga­ni­siert wer­den muss. Abhän­gig davon, ob auch ein Cate­ring oder Sekt­emp­fang vor Ort geplant ist, bedarf es wei­te­rer Tischar­ten, die nicht immer in der Grund­aus­stat­tung der Event­lo­ca­ti­ons vor­han­den sind. Dar­über hin­aus lohnt sich der Blick in die wei­te­re Aus­stat­tung vor Ort: Gibt es eine Gar­de­ro­be (wich­tig vor allem für Events im Herbst und Win­ter), Lager­mög­lich­kei­ten für etwai­ges Gepäck sowie aus­rei­chend sani­tä­re Ein­rich­tun­gen?

Vor­schrif­ten und Sicher­heits­be­din­gun­gen in der Loca­ti­on
Das The­ma Sicher­heit vor Ort wird bei der Wahl der Loca­ti­on häu­fig unter­schätzt, dabei soll­te die Sicher­heit der Gäs­te bei jeder Event­pla­nung im Vor­der­grund ste­hen. Bei einem Loca­tioncheck vor Ort wird geprüft, wie sicher der Ver­an­stal­tungs­ort ist und wo sich die Flucht­we­ge, Feu­er­lö­scher, Not­be­leuch­tun­gen und Ers­te-Hil­fe-Kas­ten befin­den. Bei der Umset­zung der Ver­an­stal­tung soll­te auch dar­auf geach­tet wer­den, dass Flucht­tü­ren und Flucht­we­ge nicht ver­schlos­sen oder durch Mobi­li­ar ver­stellt sind und die vor­han­de­nen Feu­er­lö­scher nicht abge­lau­fen oder zu knapp vor­han­den sind.