Jed­er, der schon ein­mal selb­st in die Event­pla­nung involviert war, wird wis­sen: Die Aus­rich­tung von Ver­anstal­tun­gen ist span­nend und viel­seit­ig, die Pla­nung von Events kann jedoch schnell zum Draht­seilakt für die eige­nen Ner­ven wer­den. Schnell gibt es im Eifer des Gefechts Fehlpla­nun­gen, Ter­minkol­li­sio­nen, tech­nis­che Prob­leme, Per­sonal­man­gel oder gar kurzfristige Absagen von Event­lo­ca­tions oder Event­di­en­stleis­tern. Zugegeben, für all­seits gutes Wet­ter kön­nen auch wir nicht sor­gen, dafür gibt es eine ganze Rei­he an kalkulier­baren Risiken, die mit ein­er pro­fes­sionellen Event­pla­nung umgan­gen wer­den kön­nen.

Veranstaltungen richtig planen: Firmenevent, Roadshows, Jubiläen, Incentives und Corporate Events

Damit eine Ver­anstal­tung rei­bungs­los über die Bühne geht, braucht es eine langfristige und durch­dachte Event­pla­nung. Bis auf wenige Aus­nah­men ist die Even­tor­gan­i­sa­tion kalkulier­bar und mit der richti­gen Pla­nung und Steuerung von Pro­jek­ten, haben Even­t­a­gen­turen unmit­tel­baren Ein­fluss auf den Erfolg ein­er Ver­anstal­tung. Ob es nun um die Aus­rich­tung eines Firmen­events, Kun­den­events, Incen­tives oder Cor­po­rate Events geht – im Mit­telpunkt ein­er jed­er Ver­anstal­tung ste­ht die Begeg­nung mit der Ziel­gruppe. Zwis­chen erster Grob­pla­nung und finaler Detailpla­nung: Wir schnüren gemein­sam mit unseren Kun­den Ideen­pakete, erstellen Ver­anstal­tungskonzepte, Time­lines und Kalku­la­tio­nen. Dabei führen wir die Fäden rund um Pro­jek­t­man­age­ment, Loca­tion­scout­ing, tech­nis­ch­er Pla­nung und Cater­ing zusam­men und behal­ten – mit dem dis­tanzierten Blick eines Event­di­en­stleis­ters — selb­st in stres­si­gen Phasen den Überblick.

Eventmanagement Zwischenbild

Grundsatzfragen im Rahmen der Eventplanung

Events sind Erleb­nisse, daher sollte jede Ver­anstal­tung von der Pike auf durch­dacht und einzi­gar­tig sein. Und den­noch gibt es einige Grund­satzfra­gen und Entschei­dun­gen im Rah­men der Event­pla­nung, mit denen Ver­anstal­ter schon ein­mal vor­ab die Weichen richtig stellen kön­nen:

• Was ist unser Eventziel?
• Wer ist unsere Ziel­gruppe und mit welchen Gästen haben wir es zu tun?
• Wie sieht der „Rote Faden“ unser­er Ver­anstal­tung aus?
• Gibt es eine spezielle Botschaft, das sich auf die Event­pla­nung auswirkt?
• An welchem Datum soll die Ver­anstal­tung stat­tfind­en und gibt es etwaige Ter­minkol­li­sio­nen oder weit­ere Ein­flussfak­toren auf die Event­pla­nung, wie beispiel­sweise Schulfe­rien oder Feiertage?
• Ver­anstal­tungs­dauer, Event­bud­get, Teil­nehmerzahl – auf welchen Eck­dat­en fußt unser Event?
• Welchen Bedarf an Raum, Infra­struk­tur und Tech­nik haben wir?
• Welche Loca­tion ist die passende für unser Event und gibt es wichtige Infor­ma­tio­nen, beispiel­sweise zur Anreise, die es zu berück­sichti­gen oder zu kom­mu­nizieren gilt? (Bar­ri­ere­frei­heit, Park­plätze, Weg­weis­er)