Jeder, der schon ein­mal selbst in die Event­pla­nung invol­viert war, wird wis­sen: Die Aus­rich­tung von Ver­an­stal­tun­gen ist span­nend und viel­sei­tig, die Pla­nung von Events kann jedoch schnell zum Draht­seil­akt für die eige­nen Ner­ven wer­den. Schnell gibt es im Eifer des Gefechts Fehl­pla­nun­gen, Ter­min­kol­li­sio­nen, tech­ni­sche Pro­ble­me, Per­so­nal­man­gel oder gar kurz­fris­ti­ge Absa­gen von Event­lo­ca­ti­ons oder Event­dienst­leis­tern. Zuge­ge­ben, für all­seits gutes Wet­ter kön­nen auch wir nicht sor­gen, dafür gibt es eine gan­ze Rei­he an kal­ku­lier­ba­ren Risi­ken, die mit einer pro­fes­sio­nel­len Event­pla­nung umgan­gen wer­den kön­nen.

Veranstaltungen richtig planen: Firmenevent, Roadshows, Jubiläen, Incentives und Corporate Events

Damit eine Ver­an­stal­tung rei­bungs­los über die Büh­ne geht, braucht es eine lang­fris­ti­ge und durch­dach­te Event­pla­nung. Bis auf weni­ge Aus­nah­men ist die Event­or­ga­ni­sa­ti­on kal­ku­lier­bar und mit der rich­ti­gen Pla­nung und Steue­rung von Pro­jek­ten, haben Event­agen­tu­ren unmit­tel­ba­ren Ein­fluss auf den Erfolg einer Ver­an­stal­tung. Ob es nun um die Aus­rich­tung eines Fir­menevents, Kun­den­events, Incen­ti­ves oder Cor­po­ra­te Events geht – im Mit­tel­punkt einer jeder Ver­an­stal­tung steht die Begeg­nung mit der Ziel­grup­pe. Zwi­schen ers­ter Grob­pla­nung und fina­ler Detail­pla­nung: Wir schnü­ren gemein­sam mit unse­ren Kun­den Ide­en­pa­ke­te, erstel­len Ver­an­stal­tungs­kon­zep­te, Time­li­nes und Kal­ku­la­tio­nen. Dabei füh­ren wir die Fäden rund um Pro­jekt­ma­nage­ment, Loca­ti­ons­cou­ting, tech­ni­scher Pla­nung und Cate­ring zusam­men und behal­ten – mit dem distan­zier­ten Blick eines Event­dienst­leis­ters — selbst in stres­si­gen Pha­sen den Über­blick.

Eventmanagement Zwischenbild

Grundsatzfragen im Rahmen der Eventplanung

Events sind Erleb­nis­se, daher soll­te jede Ver­an­stal­tung von der Pike auf durch­dacht und ein­zig­ar­tig sein. Und den­noch gibt es eini­ge Grund­satz­fra­gen und Ent­schei­dun­gen im Rah­men der Event­pla­nung, mit denen Ver­an­stal­ter schon ein­mal vor­ab die Wei­chen rich­tig stel­len kön­nen:

• Was ist unser Event­ziel?
• Wer ist unse­re Ziel­grup­pe und mit wel­chen Gäs­ten haben wir es zu tun?
• Wie sieht der „Rote Faden“ unse­rer Ver­an­stal­tung aus?
• Gibt es eine spe­zi­el­le Bot­schaft, das sich auf die Event­pla­nung aus­wirkt?
• An wel­chem Datum soll die Ver­an­stal­tung statt­fin­den und gibt es etwai­ge Ter­min­kol­li­sio­nen oder wei­te­re Ein­fluss­fak­to­ren auf die Event­pla­nung, wie bei­spiels­wei­se Schul­fe­ri­en oder Fei­er­ta­ge?
• Ver­an­stal­tungs­dau­er, Event­bud­get, Teil­neh­mer­zahl – auf wel­chen Eck­da­ten fußt unser Event?
• Wel­chen Bedarf an Raum, Infra­struk­tur und Tech­nik haben wir?
• Wel­che Loca­ti­on ist die pas­sen­de für unser Event und gibt es wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen, bei­spiels­wei­se zur Anrei­se, die es zu berück­sich­ti­gen oder zu kom­mu­ni­zie­ren gilt? (Bar­rie­re­frei­heit, Park­plät­ze, Weg­wei­ser)