In Grunde ist Event­pla­nung ganz ein­fach: Das per­fek­te Event wirkt länger, als es dauert. Doch was braucht eigentlich eine Ver­anstal­tung, um als einzi­gar­tiges und nach­haltiges Erleb­nis von seinen Gästen wahrgenom­men zu wer­den? Ziele, Maß­nah­men, Rah­men­fak­toren — wir sind der fes­ten Überzeu­gung, dass ein aus­ge­feiltes und durch­struk­turi­ertes Even­tkonzept die Basis aller Event­pla­nun­gen ist. Dabei ver­ste­hen wir jedes Event auch als eine Art per­sön­liche Chal­lenge und set­zen mit Herzblut hohe Maßstäbe, mit denen wir die Erwartun­gen der Ver­anstal­tung­steil­nehmer im besten Fall noch übertr­e­f­fen.

Warum machen wir das eigentlich?“ Auszug aus dem Eventkonzept

Die Organ­i­sa­tion eines Events ist eine ver­ant­wor­tungsvolle Auf­gabe und kann nur dann zum gewün­scht­en Erfolg führen, wenn die Ver­anstal­tung mit Sys­tem und Struk­tur konzip­iert wurde. Ein Even­tkonzept ist zwar rechtlich nicht vorgeschrieben, jedoch ver­hil­ft es ger­ade bei größeren Ver­anstal­tun­gen, den Überblick zu behal­ten und die Ver­anstal­tung im Nach­gang zu evaluieren. Ins­beson­dere für Event-Entschei­der ist ein Even­tkonzept von großer Bedeu­tung, die mit der Ver­anstal­tung bes­timmte Ziele erre­ichen wollen. Herzstück des Even­tkonzepts ist daher immer auch die Frage nach dem „warum“. Das Even­tkonzept beant­wortet Fra­gen zu den Zie­len, die mit der geplanten Ver­anstal­tung erre­icht wer­den sollen, wie diese Ziele umge­set­zt wer­den und auch, wer daran beteiligt ist. Darüber hin­aus wer­den darin auch die Rah­menbe­din­gun­gen rund um die Ver­anstal­tungs­pla­nung gek­lärt: Wo und wie lange find­et das Event statt? Was kostet die Aus­rich­tung des Events? Und welche Rah­men­fak­toren müssen bei der Umset­zung beachtet wer­den? Unsere Even­tkonzepte sind daher immer auch ein Bau­plan und kreativ­er Leit­faden zugle­ich, der für die Kun­den unser­er Kun­den einen möglichst unvergesslichen Even­trah­men schafft und nach­haltig in den Köpfen der Gäste ver­ankert bleibt.

Events und ihr Bauplan – das gehört ins Veranstaltungskonzept

Von der Zielset­zung und Analyse der Anforderun­gen, über Kreation und Konzep­tion, die sicher­heit­stech­nis­che Beratung von Events bis hin zur Abrech­nung, ver­laufen unsere Even­tkonzepte nach dem Prinzip des Pro­jek­t­man­age­ments. Dabei leg­en wir Wert auf einen durch­dacht­en Zeit­plan und eine klare Auf­gaben­verteilung inner­halb des Teams. Ger­ade bei der Aus­rich­tung von größeren Events ist die Gefahr groß, dass fehlende Abstim­mungen das Boot zum Wanken brin­gen. Wir übernehmen die zuver­läs­sige Doku­men­ta­tion von Pro­jek­tabläufen, behal­ten die Even­trichtlin­ien fest im Blick und sor­gen dafür, dass Umset­zungs­fehler ver­mieden wer­den. Abhängig von der Größe und Art der Ver­anstal­tung, unter­schei­det sich die jew­eilige Even­tkonzep­tion, jedoch gibt es bes­timmte Inhalte, die bei der Auf­stel­lung für ein Even­tkonzept maßge­blich sind

• Zen­trale Botschaft, die ver­mit­telt wer­den soll
• Ablauf des Events (Time­line)
• Inhalte des Events und Details bei der Umset­zung: Ein­ladun­gen, Bekan­nt­machung, Rah­men­pro­gramm
• Involvierte Leis­tun­gen wie Loca­tions, Deko­ra­tion, Cater­ing, Tech­nik, Live-Acts, Hotel, Trans­port und Logis­tik
• Beglei­t­ende Kom­mu­nika­tion, darunter PR-Maß­nah­men und Ein­bindung von Social Media Aktio­nen
• Alles hat seinen Preis: Bud­get­pla­nung und Kostenkalku­la­tion
• Genauer Ablauf und Zeit­plan mit Meilen­steinen sowie Auflis­tung der wesentlichen Auf­gaben inner­halb der Pla­nung ab Zeit­punkt der Präsen­ta­tion bis zum Event
• Nach­bere­itung des Events mit entsprechen­der Eval­u­a­tion