In Grun­de ist Event­pla­nung ganz ein­fach: Das per­fek­te Event wirkt län­ger, als es dau­ert. Doch was braucht eigent­lich eine Ver­an­stal­tung, um als ein­zig­ar­ti­ges und nach­hal­ti­ges Erleb­nis von sei­nen Gäs­ten wahr­ge­nom­men zu wer­den? Zie­le, Maß­nah­men, Rah­men­fak­to­ren — wir sind der fes­ten Über­zeu­gung, dass ein aus­ge­feil­tes und durch­struk­tu­rier­tes Event­kon­zept die Basis aller Event­pla­nun­gen ist. Dabei ver­ste­hen wir jedes Event auch als eine Art per­sön­li­che Chal­len­ge und set­zen mit Herz­blut hohe Maß­stä­be, mit denen wir die Erwar­tun­gen der Ver­an­stal­tungs­teil­neh­mer im bes­ten Fall noch über­tref­fen.

Warum machen wir das eigentlich?“ Auszug aus dem Eventkonzept

Die Orga­ni­sa­ti­on eines Events ist eine ver­ant­wor­tungs­vol­le Auf­ga­be und kann nur dann zum gewünsch­ten Erfolg füh­ren, wenn die Ver­an­stal­tung mit Sys­tem und Struk­tur kon­zi­piert wur­de. Ein Event­kon­zept ist zwar recht­lich nicht vor­ge­schrie­ben, jedoch ver­hilft es gera­de bei grö­ße­ren Ver­an­stal­tun­gen, den Über­blick zu behal­ten und die Ver­an­stal­tung im Nach­gang zu eva­lu­ie­ren. Ins­be­son­de­re für Event-Ent­schei­der ist ein Event­kon­zept von gro­ßer Bedeu­tung, die mit der Ver­an­stal­tung bestimm­te Zie­le errei­chen wol­len. Herz­stück des Event­kon­zepts ist daher immer auch die Fra­ge nach dem „war­um“. Das Event­kon­zept beant­wor­tet Fra­gen zu den Zie­len, die mit der geplan­ten Ver­an­stal­tung erreicht wer­den sol­len, wie die­se Zie­le umge­setzt wer­den und auch, wer dar­an betei­ligt ist. Dar­über hin­aus wer­den dar­in auch die Rah­men­be­din­gun­gen rund um die Ver­an­stal­tungs­pla­nung geklärt: Wo und wie lan­ge fin­det das Event statt? Was kos­tet die Aus­rich­tung des Events? Und wel­che Rah­men­fak­to­ren müs­sen bei der Umset­zung beach­tet wer­den? Unse­re Event­kon­zep­te sind daher immer auch ein Bau­plan und krea­ti­ver Leit­fa­den zugleich, der für die Kun­den unse­rer Kun­den einen mög­lichst unver­gess­li­chen Event­rah­men schafft und nach­hal­tig in den Köp­fen der Gäs­te ver­an­kert bleibt.

Events und ihr Bauplan – das gehört ins Veranstaltungskonzept

Von der Ziel­set­zung und Ana­ly­se der Anfor­de­run­gen, über Krea­ti­on und Kon­zep­ti­on, die sicher­heits­tech­ni­sche Bera­tung von Events bis hin zur Abrech­nung, ver­lau­fen unse­re Event­kon­zep­te nach dem Prin­zip des Pro­jekt­ma­nage­ments. Dabei legen wir Wert auf einen durch­dach­ten Zeit­plan und eine kla­re Auf­ga­ben­ver­tei­lung inner­halb des Teams. Gera­de bei der Aus­rich­tung von grö­ße­ren Events ist die Gefahr groß, dass feh­len­de Abstim­mun­gen das Boot zum Wan­ken brin­gen. Wir über­neh­men die zuver­läs­si­ge Doku­men­ta­ti­on von Pro­jekt­ab­läu­fen, behal­ten die Event­richt­li­ni­en fest im Blick und sor­gen dafür, dass Umset­zungs­feh­ler ver­mie­den wer­den. Abhän­gig von der Grö­ße und Art der Ver­an­stal­tung, unter­schei­det sich die jewei­li­ge Event­kon­zep­ti­on, jedoch gibt es bestimm­te Inhal­te, die bei der Auf­stel­lung für ein Event­kon­zept maß­geb­lich sind

• Zen­tra­le Bot­schaft, die ver­mit­telt wer­den soll
• Ablauf des Events (Time­li­ne)
• Inhal­te des Events und Details bei der Umset­zung: Ein­la­dun­gen, Bekannt­ma­chung, Rah­men­pro­gramm
• Invol­vier­te Leis­tun­gen wie Loca­ti­ons, Deko­ra­ti­on, Cate­ring, Tech­nik, Live-Acts, Hotel, Trans­port und Logis­tik
• Beglei­ten­de Kom­mu­ni­ka­ti­on, dar­un­ter PR-Maß­nah­men und Ein­bin­dung von Soci­al Media Aktio­nen
• Alles hat sei­nen Preis: Bud­get­pla­nung und Kos­ten­kal­ku­la­ti­on
• Genau­er Ablauf und Zeit­plan mit Mei­len­stei­nen sowie Auf­lis­tung der wesent­li­chen Auf­ga­ben inner­halb der Pla­nung ab Zeit­punkt der Prä­sen­ta­ti­on bis zum Event
• Nach­be­rei­tung des Events mit ent­spre­chen­der Eva­lua­ti­on