Locations

von 13. Januar 2019 Januar 18th, 2020 goodtoknow

Viele Räume können genutzt werden, doch welche Räume füllt man am besten mit Leben? Bei der Suche nach der richtigen Location gibt es unzählige Möglichkeiten, doch nicht jede eignet sich als Eventlocation oder erfüllt die Zielsetzungen aus dem Eventkonzept. Die Wahl der passenden Location stellt den Eventplaner daher auch immer vor Fragen wie „Welche Werte und welches Image soll die Location vermitteln?“, „Welchen Eindruck soll der Raum bei den Gästen hinterlassen?“ oder aber „Welche Rahmenbedingungen muss der Ort erfüllen, damit er zum Zweck der Veranstaltung passt?“

Messe, Tagung, Kongress – Locationsuche für Events

Tausende Veranstaltungen finden jedes Jahr in Deutschland statt, allein im Jahr 2016 waren es laut Statista rund drei Millionen Events. Die Bandbreite darunter ist groß: Messen, Tagungen, Kongresse, Corporate Events, Firmen- und Kundenfeiern – sie alle kommen mit bestimmten Anforderungen im Gepäck. Gerade B2B-Veranstaltungen sind in der Eventplanung mit intensiver Arbeit, hohen Budgets und personeller Kraft verbunden. Umso wichtiger ist es, die Kapazitäten zwischen Unternehmen und Eventagentur zu bündeln, Möglichkeiten effizient einzusetzen und bestimmte Aufgabenpakete auszulagern. Die Locationsuche ist ein wichtiger Bestandteil der Eventplanung, der einfach und unkompliziert an uns abgegeben werden kann.

Checkliste für die richtige Location

Neben drei eigenen Veranstaltungslocations in unserem Portfolio, gehen wir für unsere Kunden auf die Pirsch und spüren dabei jene Locations in und um Leipzig auf, die perfekt auf die Bedürfnisse ihrer Veranstaltung zugeschnitten ist und den Gästen auch noch nach Jahren in lebhafter Erinnerung bleiben. Sobald es eine Location in die engere Auswahl geschafft hat, machen wir uns persönlich vor Ort ein Bild. Dabei stellen wir sicher, dass die Location unter Berücksichtigung der notwendigen Rahmenbedingungen wie beispielsweise Größe, Lage, Infrastruktur auch dem zweiten Blick standhält:

Größe der Location

Die Größe der Eventlocation ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Eventplanung und muss den Anforderungen der Veranstaltung gerecht werden. Dabei darf die Eventlocation nicht zu groß sein, da große Räume oft den Eindruck erwecken, dass zu wenige Gäste auf dem Event erscheinen. Auf der anderen Seite kann eine Eventlocation schnell zu beengend wirken. Maßgeblich für die erfolgreiche Suche nach einer Eventlocation ist daher im ersten Schritt die möglichst genaue Kenntnis über die Anzahl der Gäste im Vorfeld.

Lage des Veranstaltungsortes

Wie steht es um die Lage und die Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes? Abhängig von der Art der Veranstaltung ist es notwendig, mit dem Auto oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln anzureisen. Dabei sollte vor Ort beachtet werden, dass ausreichend Parkmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Falls die Gäste einen weiten Weg vom Bahnhof zur Location haben, sollte bei der Eventplanung ggf. ein Shuttle-Service miteinkalkuliert werden. Nahegelegene Hotels und Pensionen sind immer dann sinnvoll, wenn Gäste von auswärts anreisen und Veranstaltungen bis in den Abend reichen.

Infrastruktur der Location

Gerade für größere Veranstaltungen ist es wichtig, dass Räume befahrbar oder teilbar sind. Bei einer Besichtigung vor Ort lassen sich daher am besten die Entlade- und Belademöglichkeiten überprüfen, aber auch, ob die Location barrierefrei und damit auch für Menschen mit Behinderung zugänglich ist. Sofern Vorträge oder Meetings mit einer Leinwand in den Räumen stattfinden sollen, dürfen keine Säulen im Raum vorhanden sein, da sie sonst die freie Sicht einschränken. Tageslicht, Beleuchtungsmöglichkeiten und eine gute Akustik sind weitere Aspekte im Rahmen der Locationsuche, die zwingend vor Ort geprüft werden sollten.

Veranstaltungstechnik in der Eventlocation

Für viele Events ist eine bestimmte technische Ausstattung vorgeschrieben. Insbesondere für Vorträge, Meetings und Konferenzen, aber auch Galas und Weihnachtsfeiern, ist es wichtig, dass die Location mit einer entsprechenden Veranstaltungstechnik ausgestattet ist. Bei einem Kontrollbesuch vor Ort wird geprüft, ob ausreichend Stromanschlüsse vorhanden sind, aber auch, inwiefern WLAN, Telefon, Beamer, Tonanlage, Klimaanlage sowie Leinwand und Mikrofone zur Verfügung stehen oder rechtzeitig selbst organisiert werden müssen.

Möblierung und Ausstattung vor Ort

Möblierungen sind von Location zu Location unterschiedlich. Viele Eventlocations bieten diese zwar als Grundausstattung an, aber nicht selten wird für die Nutzung des Mobiliars eine extra Gebühr verlangt. Bei der Suche nach der richtigen Eventlocation sollte daher frühzeitig im Vorfeld geprüft werden, inwieweit genügend Sitzmöglichkeiten und Tische vorhanden sind oder ob eine zusätzliche Einrichtung mitorganisiert werden muss. Abhängig davon, ob auch ein Catering oder Sektempfang vor Ort geplant ist, bedarf es weiterer Tischarten, die nicht immer in der Grundausstattung der Eventlocations vorhanden sind. Darüber hinaus lohnt sich der Blick in die weitere Ausstattung vor Ort: Gibt es eine Garderobe (wichtig vor allem für Events im Herbst und Winter), Lagermöglichkeiten für etwaiges Gepäck sowie ausreichend sanitäre Einrichtungen?

Vorschriften und Sicherheitsbedingungen in der Location

Das Thema Sicherheit vor Ort wird bei der Wahl der Location häufig unterschätzt, dabei sollte die Sicherheit der Gäste bei jeder Eventplanung im Vordergrund stehen. Bei einem Locationcheck vor Ort wird geprüft, wie sicher der Veranstaltungsort ist und wo sich die Fluchtwege, Feuerlöscher, Notbeleuchtungen und Erste-Hilfe-Kasten befinden. Bei der Umsetzung der Veranstaltung sollte auch darauf geachtet werden, dass Fluchttüren und Fluchtwege nicht verschlossen oder durch Mobiliar verstellt sind und die vorhandenen Feuerlöscher nicht abgelaufen oder zu knapp vorhanden sind.

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