Eventkonzepte

von 13. Januar 2019 Januar 18th, 2020 goodtoknow

In Grunde ist Eventplanung ganz einfach: Das perfekte Event wirkt länger, als es dauert. Doch was braucht eigentlich eine Veranstaltung, um als einzigartiges und nachhaltiges Erlebnis von seinen Gästen wahrgenommen zu werden? Ziele, Maßnahmen, Rahmenfaktoren — wir sind der festen Überzeugung, dass ein ausgefeiltes und durchstrukturiertes Eventkonzept die Basis aller Eventplanungen ist. Dabei verstehen wir jedes Event auch als eine Art persönliche Challenge und setzen mit Herzblut hohe Maßstäbe, mit denen wir die Erwartungen der Veranstaltungsteilnehmer im besten Fall noch übertreffen.

“Warum machen wir das Eigentlich?” Auszug aus dem Eventkonzept

Die Organisation eines Events ist eine verantwortungsvolle Aufgabe und kann nur dann zum gewünschten Erfolg führen, wenn die Veranstaltung mit System und Struktur konzipiert wurde. Ein Eventkonzept ist zwar rechtlich nicht vorgeschrieben, jedoch verhilft es gerade bei größeren Veranstaltungen, den Überblick zu behalten und die Veranstaltung im Nachgang zu evaluieren. Insbesondere für Event-Entscheider ist ein Eventkonzept von großer Bedeutung, die mit der Veranstaltung bestimmte Ziele erreichen wollen. Herzstück des Eventkonzepts ist daher immer auch die Frage nach dem „warum“. Das Eventkonzept beantwortet Fragen zu den Zielen, die mit der geplanten Veranstaltung erreicht werden sollen, wie diese Ziele umgesetzt werden und auch, wer daran beteiligt ist. Darüber hinaus werden darin auch die Rahmenbedingungen rund um die Veranstaltungsplanung geklärt: Wo und wie lange findet das Event statt? Was kostet die Ausrichtung des Events? Und welche Rahmenfaktoren müssen bei der Umsetzung beachtet werden? Unsere Eventkonzepte sind daher immer auch ein Bauplan und kreativer Leitfaden zugleich, der für die Kunden unserer Kunden einen möglichst unvergesslichen Eventrahmen schafft und nachhaltig in den Köpfen der Gäste verankert bleibt.

Events und ihr Bauplan – Das gehört ins Veranstaltungskonzept

Von der Zielsetzung und Analyse der Anforderungen, über Kreation und Konzeption, die sicherheitstechnische Beratung von Events bis hin zur Abrechnung, verlaufen unsere Eventkonzepte nach dem Prinzip des Projektmanagements. Dabei legen wir Wert auf einen durchdachten Zeitplan und eine klare Aufgabenverteilung innerhalb des Teams. Gerade bei der Ausrichtung von größeren Events ist die Gefahr groß, dass fehlende Abstimmungen das Boot zum Wanken bringen. Wir übernehmen die zuverlässige Dokumentation von Projektabläufen, behalten die Eventrichtlinien fest im Blick und sorgen dafür, dass Umsetzungsfehler vermieden werden. Abhängig von der Größe und Art der Veranstaltung, unterscheidet sich die jeweilige Eventkonzeption, jedoch gibt es bestimmte Inhalte, die bei der Aufstellung für ein Eventkonzept maßgeblich sind

Zentrale Botschaft, die vermittelt werden soll

Ablauf des Events (Timeline)

Inhalte des Events und Details bei der Umsetzung: Einladungen, Bekanntmachung, Rahmenprogramm

Involvierte Leistungen wie Locations, Dekoration, Catering, Technik, Live-Acts, Hotel, Transport und Logistik

Begleitende Kommunikation, darunter PR-Maßnahmen und Einbindung von Social Media Aktionen

Alles hat seinen Preis: Budgetplanung und Kostenkalkulation

Genauer Ablauf und Zeitplan mit Meilensteinen sowie Auflistung der wesentlichen Aufgaben innerhalb der Planung ab Zeitpunkt der Präsentation bis zum Event

Nachbereitung des Events mit entsprechender Evaluation

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